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1. 필요할 때, 필요한 것을 작성한다.
- 마음과 생각이 떠 오르는데로 작성하는 것은 열의와 야심찬 것이겠지만 좀 더 다듬을 필요가 있다.

2. 내가 했다는 식을 삼가한다.
- 제 3 자의 입장으로 객관적인 서술을 한다.

3. 능숙하고 주의깊게 작성한다.
- 정확한 전달표현으로 세련되게 작성한다.

4. 전체를 말한다.
- 읽는 사람에게 전달할 필요가 있는 정보와 그렇지 않은 정보를 정하고 구별한다. 읽는 사람의 마음에 의구심이 남지 않게 해야 한다. 전체 내용이 짧아도 전부를 이야기한다.

5. 흥미 있게 작성한다.
- 기계적으로 무미건조한 사실만의 전달을 하는 것은 좋지 않다. 조금 길어지는 보고서가 되더라도 흥미를 끌 수 있도록 작성한다. 보고서가 아닌 편지라는 느낌으로 작성한다. 단조로움을 피하기 위해 짧은 단문식으로 복잡하지 않게 문장을 구사한다. 문맥의 흐름을 부드럽게 한다. 강조해야 하는 부분은 그 것만으로 한 단락을 구성한다. 인명을 되도록이면 넣도록 하고, 대명사는 모호하지 않게 사용한다.

6. 자신에게 왜 작성하는지 자문해 본다.
- 지금 보고하는 것이 필요한가?

7. 전체를 검토하고 실제 무엇을 말하고 있는지 확인한다.
- 무엇이 사실인가? 중요한 순서는 무엇인가? 어떤 행동이 필요한지 명확한가? 어떤 의견을 구하고자 하는가?

8. 순서있게 흥미로운 양식으로 정리한다.

9. 다시 읽어 보고, 모든 사실이 빠짐없는가 확인한다.

10. 전반적으로 올바른 진술, 올바른 철자, 좋은 국어라는 점에서 글을 손질한다.